Zásady zpracování osobních údajů
Účinné od 6. září 2026
Tyto zásady vysvětlují, jak spolek Tabord.games, z. s. zpracovává osobní údaje návštěvníků webu tabord.games, uživatelů uživatelských účtů, účastníků akcí a návštěvníků herny, členů spolku, členů jeho orgánů, zaměstnanců, dobrovolníků, spolupracovníků a osob, které spolku poskytují deskové hry nebo s ním jinak komunikují.
Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy. Usilujeme o to, abychom zpracovávali pouze údaje, které skutečně potřebujeme.
1. Kdo je správcem osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
Tabord.games, z. s.
IČO: 23129166
sídlo: 9. května 640/22, 390 02 Tábor
e-mail: info@tabord.games
telefon: +420 705 989 922
Spolek nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, protože mu podle povahy a rozsahu jeho činnosti tato povinnost nevzniká. Ve věcech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na výše uvedeném e-mailu.
2. Jaké údaje zpracováváme, proč a jak dlouho
Konkrétní rozsah údajů závisí na tom, jaké služby využíváte a v jakém vztahu se spolkem jste.
| Účel zpracování | Zpracovávané údaje | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Zřízení a vedení uživatelského účtu a přihlášení prostřednictvím Discordu | Discord ID, zobrazované jméno a údaje o poslední aktivitě účtu; při přihlášení můžeme dočasně ověřit členství na našem Discord serveru a uživatelské role | plnění smlouvy nebo provedení opatření na žádost uživatele podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; oprávněný zájem na správě a zabezpečení služby podle písm. f) | po dobu existence účtu; účet bez aktivity smažeme nebo anonymizujeme nejpozději po 2 letech, nebrání-li tomu jiný účel nebo právní povinnost |
| Správa rezervací a kapacity akcí | uživatelský účet, vybraná akce, stav rezervace, počet přihlášených osob a čas vytvoření nebo změny rezervace; u doprovodu evidujeme pouze počet osob | plnění služby vyžádané uživatelem podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; oprávněný zájem na organizaci akce podle písm. f) | nejdéle 1 rok po skončení akce; následně údaje smažeme nebo anonymizujeme; anonymní souhrnné statistiky můžeme uchovat bez časového omezení |
| Provozní upozornění týkající se účtu, rezervace, akce nebo zapůjčení hry | kontaktní údaj zvolený uživatelem, obsah a historie nezbytné komunikace | plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; oprávněný zájem na informování o změnách a organizaci činnosti podle písm. f) | po dobu trvání dané záležitosti a nejdéle 1 rok poté, není-li zpráva potřebná pro ochranu právních nároků |
| Vyřízení dotazů a komunikace prostřednictvím e-mailu, kontaktního formuláře, Discordu nebo WhatsAppu | jméno nebo uživatelské jméno, e-mail, telefonní číslo či jiný kontaktní údaj, obsah zprávy a související komunikace | oprávněný zájem na komunikaci a vyřízení požadavku podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; případně jednání o smlouvě nebo její plnění podle písm. b) | zpravidla 1 rok od vyřízení; až 3 roky, je-li komunikace potřebná pro ochranu právních nároků; déle jen vyžaduje-li to právní předpis |
| Rezervace a půjčování deskových her | identifikace uživatele, rezervovaná nebo půjčená hra, stav hry, termíny rezervace, převzetí a vrácení a nezbytná komunikace | plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; oprávněný zájem na ochraně majetku a řešení nároků podle písm. f) | po dobu rezervace či zápůjčky a následně nejdéle 3 roky; déle při probíhajícím sporu nebo zákonné povinnosti |
| Evidence her, které nám poskytly jiné osoby | jméno a příjmení, kontaktní údaje, adresa trvalého nebo jiného bydliště uvedená ve smlouvě, seznam a stav poskytnutých her a údaje o uzavření a průběhu výpůjčky | uzavření a plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; ochrana právních nároků podle písm. f) | po dobu poskytnutí her a 3 roky po ukončení smluvního vztahu; déle při probíhajícím sporu nebo ukládá-li to zákon |
| Evidence plateb, předplaceného vstupného, příspěvků a účetnictví | údaje o platbě, částka, datum, variabilní symbol, případně jméno majitele protiúčtu a zpráva pro příjemce | plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; plnění právních povinností podle písm. c); oprávněný zájem na evidenci plateb podle písm. f) | po dobu nezbytnou pro evidenci vztahu a dále po zákonné účetní a daňové lhůty, zpravidla 5 nebo 10 let podle druhu dokladu |
| Vedení spolku, evidence členů a činnost orgánů spolku | identifikační, kontaktní a členské údaje, funkce ve spolku, údaje o členství, příspěvcích, hlasování a souvisejících právních jednáních | plnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR; plnění členského vztahu podle písm. b); oprávněný zájem na řádném vedení spolku a ochraně práv podle písm. f) | po dobu členství nebo výkonu funkce a následně podle zákonných archivačních dob či zpravidla 3 roky pro ochranu právních nároků; dokumenty s trvalou právní nebo archivní hodnotou mohou být uchovány déle |
| Zaměstnávání, dobrovolnictví a další spolupráce | identifikační a kontaktní údaje, smluvní a pracovní údaje, údaje o odměně a bankovním spojení a údaje vyžadované daňovými, účetními, pojistnými a pracovněprávními předpisy; údaje o zdraví nebo zdravotním postižení pouze v nezbytném zákonném rozsahu | plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; plnění právních povinností podle písm. c); u nezbytných zvláštních kategorií údajů také čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR | po dobu spolupráce a následně po dobu stanovenou příslušnými pracovněprávními, daňovými, účetními, pojistnými a archivními předpisy; jednotlivé dokumenty mají různé zákonné lhůty |
| Dokumentace a propagace činnosti spolku | reportážní fotografie a videa z akcí, případně jméno zachycené osoby | oprávněný zájem na dokumentaci a přiměřené propagaci činnosti spolku podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; u cílených portrétů nebo jiných situací, kde je to vhodné, souhlas podle písm. a) | po dobu trvání účelu nebo do úspěšného uplatnění námitky či odvolání souhlasu; archivní dokumentace významných událostí může být uchována déle, pokud nad právy zachycených osob nepřevažuje zásah do jejich soukromí |
| Zajištění bezpečnosti a technického provozu webu | session údaje, bezpečnostní události a nezbytné technické údaje o požadavku; běžné IP access logy aplikace cíleně neuchováváme | plnění služby podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; oprávněný zájem na bezpečném a spolehlivém provozu podle písm. f) | session po dobu její platnosti, nejdéle 30 dnů od posledního použití; bezpečnostní záznamy pouze po dobu nezbytnou k vyšetření incidentu nebo ochraně právních nároků |
| Anonymizovaná analýza používání webu pomocí vlastní instalace Umami | zobrazené stránky, odkazující stránka, typ prohlížeče, operační systém, druh zařízení, přibližná země a anonymní události, například kliknutí na odkaz; nepoužíváme vlastní identifikátory uživatelů, záznam relace ani heatmapy | oprávněný zájem na měření a zlepšování webu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | podrobné analytické údaje nejdéle 14 měsíců; anonymní agregované statistiky mohou být uchovány déle |
| Zobrazení mapy a webových písem | IP adresa a běžné technické údaje, které prohlížeč předává poskytovateli při stažení mapových dlaždic nebo souborů písma | oprávněný zájem na srozumitelném zobrazení místa a jednotném vzhledu webu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | podle pravidel příslušného poskytovatele; spolek tyto technické údaje v rámci této komunikace sám neukládá |
Pokud je zpracování založeno na oprávněném zájmu, vždy zvažujeme jeho nezbytnost, přiměřenost a dopad na práva dotčených osob. Mezi naše oprávněné zájmy patří zejména bezpečný provoz webu a herny, organizace akcí, ochrana majetku a právních nároků, odpovídání na dotazy a přiměřená dokumentace a propagace neziskové činnosti spolku.
3. Přihlášení prostřednictvím Discordu
Při přihlášení je uživatel přesměrován na službu Discord, kde přihlášení schválí. Discord nám v současnosti poskytne Discord ID a zobrazované jméno. Při přihlášení můžeme načíst členství uživatele na našem Discord serveru a jeho role za účelem ověření oprávnění. Tyto údaje o členství a rolích nemusíme ukládat trvale.
Přístupové ani obnovovací tokeny Discordu v současnosti trvale neukládáme. Pokud bychom později začali ukládat e-mail, avatar, Discord tokeny nebo jiné nové údaje, před zahájením takového zpracování tyto zásady aktualizujeme a uživatele vhodným způsobem informujeme.
Discord provozuje pro osoby v Evropském hospodářském prostoru společnost Discord Netherlands BV. Některé údaje mohou být zpracovány také ve Spojených státech. Podrobnosti uvádí zásady ochrany osobních údajů Discordu.
4. Rezervace pro další osoby
Uživatel může v rámci své rezervace uvést počet dalších osob. O těchto osobách nepožadujeme jméno, kontakt ani jiný identifikační údaj. Údaj používáme pouze pro správu kapacity akce.
5. Platby na transparentní účet
Platby převodem přijímáme na transparentní účet vedený u Fio banky, a.s. Historie pohybů na transparentním účtu je veřejně dostupná. Podle údajů předaných bankou plátce se mohou veřejně zobrazit zejména datum a částka platby, jméno majitele protiúčtu a zpráva pro příjemce.
Do zprávy pro příjemce proto neuvádějte citlivé, důvěrné ani zbytečné osobní údaje. Nechcete-li, aby byly údaje spojené s platbou zveřejněny prostřednictvím transparentního účtu, můžete využít platbu v hotovosti. Zpracování plateb samotnou bankou se řídí jejími podmínkami a zásadami ochrany osobních údajů.
6. Fotografie a videozáznamy z akcí
Na některých akcích pořizujeme přiměřenou reportážní dokumentaci a můžeme ji zveřejnit zejména na našem webu, Facebooku, Instagramu nebo Discordu. Upřednostňujeme celkové záběry atmosféry, her a prostoru a snažíme se nepořizovat zbytečné detailní záběry obličejů.
O focení návštěvníky vhodně informujeme. Pokud si nepřejete být fotografováni nebo žádáte odstranění konkrétní fotografie, sdělte to obsluze nebo nám napište na info@tabord.games. Žádost posoudíme bez zbytečného odkladu. U cílených portrétů si podle okolností vyžádáme souhlas.
U rozpoznatelných dětí postupujeme se zvýšenou opatrností. Cílené portréty nebo zveřejnění dítěte jako hlavního motivu pořizujeme pouze s předchozím svolením jeho zákonného zástupce, nejde-li o výjimečnou situaci dovolenou právními předpisy.
7. Děti a osoby mladší 15 let
Naše akce mohou navštěvovat také děti. Osoba mladší 15 let by měla uživatelský účet a online rezervace používat s vědomím a souhlasem zákonného zástupce. Pokud je určité zpracování založeno na souhlasu v souvislosti s nabídkou služby informační společnosti dítěti mladšímu 15 let, musí souhlas udělit nebo schválit jeho zákonný zástupce.
Úmyslně od dětí neshromažďujeme více údajů, než je nezbytné. Zákonný zástupce nás může kontaktovat s žádostí týkající se údajů dítěte.
8. Komu mohou být údaje zpřístupněny
K osobním údajům mají v nezbytném rozsahu přístup pověření členové výboru a obsluha herny. V současnosti jde o malý okruh přibližně čtyř osob. Přístup se poskytuje podle potřeby pro konkrétní činnost.
Údaje mohou být dále zpřístupněny těmto příjemcům nebo kategoriím příjemců:
- Hetzner Online GmbH – hosting serveru v Německu;
- Seznam.cz, a.s. – služba Email Profi pro klubovou e-mailovou schránku a REST API Mapy.com pro mapové dlaždice;
- Discord Netherlands BV a související společnosti Discordu – přihlášení, komunikace a klubový Discord server;
- Fio banka, a.s. – vedení bankovního a transparentního účtu;
- Meta Platforms Ireland Limited a související společnosti – Facebook, Instagram a WhatsApp, pokud s námi přes tyto služby komunikujete nebo pokud na nich zveřejníme dokumentaci akce;
- Google Ireland Limited a související společnosti – poskytnutí webových písem, pokud jsou načítána přímo ze serverů Google;
- poskytovatelé účetních, právních nebo IT služeb, pokud je využijeme a předání je nezbytné;
- orgány veřejné moci a jiné osoby, pokud nám zpřístupnění ukládá zákon nebo je nezbytné pro ochranu našich práv.
Umami provozujeme na vlastním serveru společně s webovou aplikací a databází. Analytické údaje proto nepředáváme provozovateli cloudové služby Umami.
Někteří uvedení poskytovatelé vystupují jako naši zpracovatelé, jiní zpracovávají údaje jako samostatní správci podle vlastních podmínek.
9. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor
Základní infrastrukturu webu a databázi provozujeme v Německu. Při využití Discordu, služeb Meta nebo Google však může dojít ke zpracování údajů také ve Spojených státech nebo jiných zemích mimo Evropský hospodářský prostor.
Tito poskytovatelé uvádějí, že předávání zajišťují zejména prostřednictvím rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, certifikace v rámci EU–US Data Privacy Framework nebo standardních smluvních doložek Evropské komise. Podrobnosti jsou uvedeny v zásadách jednotlivých poskytovatelů.
10. Cookies a obdobné technologie
Web používá technickou session cookie potřebnou pro přihlášení a bezpečné udržení uživatelské relace. Cookie může obsahovat identifikátor nebo zabezpečená session data a je nastavena jako HttpOnly, Secure a se vhodným nastavením SameSite. Její platnost nepřesáhne 30 dnů od posledního použití. Bez této cookie nelze funkce vyžadující přihlášení používat. Pro její použití není vyžadován souhlas, protože je nezbytná k poskytnutí uživatelem vyžádané služby.
Pro analytiku používáme vlastní instalaci Umami ve standardní konfiguraci bez analytických cookies, vlastních identifikátorů uživatelů, záznamů relací a heatmap. Umami eviduje pouze anonymizované statistiky a naše vlastní neidentifikující události, například kliknutí na tlačítko sociální sítě.
Leaflet je součástí webové aplikace. Mapové obrázky jsou stahovány prostřednictvím REST API Mapy.com. Při jejich stažení dochází k běžnému síťovému požadavku na servery Seznam.cz. Web dále může načítat soubory písem ze serverů Google. Tyto požadavky samy o sobě nepoužíváme k ukládání reklamních nebo analytických cookies do zařízení uživatele.
V této konfiguraci nepoužíváme žádné volitelné analytické ani marketingové cookies, a proto nezobrazujeme lištu vyžadující souhlas s cookies. Pokud v budoucnu zavedeme technologii, která ukládá nebo čte z koncového zařízení jiné než nezbytné údaje, načteme ji až po předchozím souhlasu uživatele a umožníme souhlas stejně snadno odmítnout nebo odvolat.
11. Sociální sítě a externí odkazy
Při návštěvě našich profilů na sociálních sítích nebo při komunikaci prostřednictvím těchto služeb zpracovává údaje také jejich provozovatel podle vlastních pravidel. Pouhé odkazy na sociální sítě na našem webu neodesílají těmto službám údaje, dokud na ně uživatel neklikne, s výjimkou běžného měření anonymní události kliknutí v naší vlastní instalaci Umami.
12. Odkud údaje získáváme
Údaje získáváme zejména:
- přímo od vás při používání webu, rezervaci, návštěvě, platbě, uzavření smlouvy nebo komunikaci;
- od Discordu, pokud využijete přihlášení prostřednictvím Discordu;
- od bank a poskytovatelů platebních služeb v souvislosti s provedenou platbou;
- z veřejných rejstříků, pokud je to potřebné pro právní nebo smluvní vztah;
- od zákonného zástupce nebo osoby, která za další osoby provádí rezervaci, přičemž u doprovodu běžně získáváme pouze jeho počet.
13. Je poskytnutí údajů povinné
Poskytnutí údajů je dobrovolné, avšak bez údajů potřebných pro konkrétní službu nemusíme být schopni vytvořit účet, provést rezervaci, uzavřít nebo plnit smlouvu, zaevidovat platbu či odpovědět na dotaz. Údaje vyžadované zákonem musíme zpracovat v rozsahu stanoveném právními předpisy.
14. Vaše práva
Za podmínek stanovených GDPR máte zejména právo:
- získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a právo na přístup k nim;
- požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
- požadovat výmaz osobních údajů;
- požadovat omezení zpracování;
- získat údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a případně je nechat předat jinému správci;
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně zpracování reportážních fotografií;
- kdykoliv odvolat souhlas, je-li na něm zpracování založeno, aniž by tím byla dotčena zákonnost předchozího zpracování;
- nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, které má pro vás právní nebo obdobně významné účinky.
Právo na výmaz nebo jiné právo nemusí být absolutní. Některé údaje můžeme dále uchovávat, pokud nám to ukládá zákon nebo pokud jsou nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Žádost můžete zaslat na info@tabord.games. Můžeme přiměřeným způsobem ověřit totožnost žadatele. Na žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce.
Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
15. Automatizované rozhodování
Neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by mělo pro uživatele právní nebo obdobně významné účinky. Osobní údaje neprodáváme ani je neposkytujeme marketingovým partnerům.
16. Zabezpečení údajů
Používáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající povaze zpracovávaných údajů. Patří mezi ně zejména šifrované připojení HTTPS, zabezpečené session cookies, omezení administrátorských oprávnění, řízení přístupů, aktualizace používaného software a ochrana serveru a databáze.
Žádný způsob ukládání nebo přenosu dat nelze považovat za zcela bezrizikový. Pokud zjistíme porušení zabezpečení osobních údajů, vyhodnotíme jeho rizika a splníme případnou oznamovací povinnost vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů a dotčeným osobám.
17. Změny těchto zásad
Tyto zásady můžeme přiměřeně aktualizovat zejména při změně služeb, zpracovávaných údajů, dodavatelů nebo právních požadavků. Aktuální verzi vždy zveřejníme na webu a uvedeme datum její účinnosti. O podstatných změnách, které se významně dotknou registrovaných uživatelů, je vhodným způsobem informujeme.